lunes, 9 de enero de 2012

5. Organigramas y sus funciones en la empresa

5.1 Presentación

En este tema vamos a tratar los organigramas y las funciones en la empresa.

En su marco teórico empezaremos explicando que es un organigrama y sus características, seguido de un breve estudio de los autores más importantes en lo referente al principio de dirección de empresas y los mecanismos de organización del trabajo.

Para terminar el marco teórico se explicarán los distintos tipos de organigrama existentes, poniendo un ejemplo gráfico de cada uno.

Posteriormente, se procederá a la aplicación práctica de los organigramas, en la cual mostraremos el organigrama que tendría nuestra empresa ficticia con su respectiva explicación.

Finalmente, se hará una breve conclusión acerca del uso de los organigramas en la organización empresarial.


5.2 Marco Teórico


5.2.1.- Definición organigrama empresarial

El organigrama es la representación gráfica de los elementos que componen la organización y del tipo de relaciones y dependencias que se establecen entre estas unidades para organizarse. Es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.

5.2.2.- Características del organigrama empresarial

El organigrama tiene la finalidad de desempeñar un papel informativo al permitir que los integrantes de la organización y de las personas vinculadas a ellas, conozcan a nivel global la estructura general de la empresa y por permitir diferenciar claramente los diversos elementos de autoridad, jerarquías y su relación.

Normalmente, todo organigrama ha de cumplir el requisito de ser de fácil comprensión y uso, ya que debe representar los aspectos más importantes de la organización y no debe aportar información superflua; es decir, se limita a ofrecer información esquemática indispensable.

En cualquier caso, el organigrama presenta una serie de ventajas, pero también encontramos una serie de desventajas o limitaciones.

Como ventajas podemos señalar que permite ver de forma visualmente atractiva la estructura general y las relaciones de la empresa, constituye un medio de análisis, como también indica al personal nuevo la forma de integrarse, así como permitir visualizar la organización o las relaciones entre cargos.

Como inconvenientes significantes podemos citar que es una representación simplificada de la realidad de la empresa, no indica las interacciones entre los puestos del mismo nivel en las distintas partes de la organizaciación o que sólo muestra las relaciones formales. Otro inconveniente menos significativo es que puede ocasionar que el personal confunda las relaciones de autoridad con el estatus.


5.2.3.- Autores 

Henri Fayol: fue un ingeniero y teórico de la Administración de empresas.

El modelo administrativo de Fayol se basa en tres aspectos fundamentales: la división del trabajo, la aplicación de un proceso administrativo y la formulación de los criterios técnicos que deben orientar la función administrativa.
Para Fayol, la función administrativa tiene por objeto solamente al cuerpo social: mientras que las otras funciones inciden sobre la materia prima y las máquinas, la función administrativa sólo obra sobre el personal de la empresa.

En su libro Administration industrial et générale, el cuál describe su filosofía y sus propuestas, indica las seis funciones básicas de la empresa:
  • Funciones Técnicas: Relacionadas con la producción de bienes o de servicios de la empresa.
  • Funciones Comerciales: Relacionadas con la compra, venta e intercambio. 
  • Funciones Financieras: Relacionadas con la búsqueda y gerencia de capitales. 
  • Funciones de Seguridad: Relacionadas con la protección y preservación de los bienes de las personas. 
  • Funciones Contables: Relacionadas con los inventarios, registros balances, costos y estadísticas. Funciones Administrativas: Relacionadas con la integración de las otras cinco funciones. 

Además es considerado el fundador de la escuela clásica de administración de empresas, fue el primero en sistematizar el comportamiento gerencial y estableció los 14 principios de la administración:
  1. División del trabajo: especialización de las tareas de las personas para aumentar la eficiencia.
  2. Autoridad y responsabilidad: autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de esperar obediencia; la responsabilidad es una consecuencia natural de la autoridad e implica el deber de rendir cuentas. Ambas deben estar en equilibradas entre si. 
  3. Disciplina: obediencia, dedicación, energía, comportamiento y respeto de las normas establecidas. 
  4. Unidad de mando: cada empleado debe recibir órdenes de un solo superior. Es el principio de la autoridad única. 
  5. Unidad de dirección: asignación de un jefe y un plan a cada grupo de actividades que tengan el mismo objetivo. 
  6. Subordinación de los intereses individuales a los generales: los intereses generales deben estar por encima de los intereses particulares. 
  7. Remuneración del personal: debe haber (en cuanto retribución) satisfacción justa y garantizada para los empleados y para la organización. 
  8. Centralización: Fayol creía que los gerentes deben conservar la responsabilidad final pero también necesitan dar a sus subalternos autoridad suficiente para que puedan realizar adecuadamente su oficio. 
  9. Cadena escalar: línea de autoridad que va del escalón más alto al más bajo. Hoy en día se usa el organigrama. 
  10. Orden: Los materiales y las personas deben estar en el lugar adecuado en el momento adecuado. Cada individuo debe ocupar el cargo o posición más adecuados para él. 
  11. Equidad: Los administradores deben ser amistosos y equitativos con sus subalternos. 
  12. Estabilidad del personal: la rotación tiene un impacto negativo en la eficiencia de la organización. Cuanto más tiempo permanezca una persona en un cargo, tanto mejor para la empresa. 
  13. Iniciativa: Debe darse a los subalternos libertad para concebir y llevar a cabo sus planes, aún cuando a veces se comentan errores. 
  14. Espíritu de equipo: la armonía y unión entre las personas constituyen grandes fortalezas para la organización. 
De la misma forma, Fayol es autor de varios libros y numerosos artículos que abarcan, no solo temas económicos sino también científicos.




Frederik Winslow Taylor: fue un ingeniero mecánico y economista estadounidense, promotor de la organización científica del trabajo y es considerado el padre de la Administración Científica.

Existe una diferencia muy particular entre la teoría de Taylor y Henry Fayol, es el uso del tiempo, ya que Fayol se enfoca más en la estructura general de la organización, mientras que Taylor se enfocaba más en el método y herramientas del trabajo para una mejor eficacia.

Taylor enunció 4 principios de administración científica:

1. Estudio científico del trabajo, debe ser realizado por un equipo de especialistas; ese estudio dará lugar a la creación de una oficina o servicio de métodos de trabajo. Se definirán los procesos operativos más económicos y se establecerá la cantidad de trabajo que debe realizar un obrero colocado en condiciones óptimas; si el obrero obtiene esa cantidad deberá percibir un salario muy alto.

2. Selección científica y entrenamiento obrero: Taylor recomienda una selección sistemática según las aptitudes y estima que, cualquier trabajador puede resultar excelente para por lo menos un puesto de trabajo.

3. Unión del estudio científico del trabajo y de la selección científica del trabajador, "se trata de que los obreros apliquen la ciencia" y es allí donde fracasan muchos dirigentes y no los obreros, porque los 1eros no quieren cambiar sus métodos,

4. Cooperación entre los dirigentes y los obreros; "el trabajo y la responsabilidad del trabajo se dividen de manera casi igual entre dirigentes y obreros".

El deseo de Taylor en aplicar la administración científica, iba en la noble dirección de conseguir la máxima prosperidad del empresario, así como la máxima prosperidad para el trabajador. Aun así cree que un aumento de más del 60% del sueldo de un trabajador hará que se acomode y disminuya su producción, así que el tope está en un 60%.




Henry Ford: fue el fundador de la compañía Ford Motor Company y padre de las cadenas de producción modernas utilizadas para la producción en masa.

A él se le atribuye el fordismo, sistema que se desarrolló entre fines de los años treinta y principios de los setenta y que creó mediante la fabricación de un gran número de automóviles de bajo coste mediante la producción en cadena. Este sistema llevaba aparejada la utilización de maquinaria especializada y un número elevado de trabajadores en plantilla con salarios elevados.

Henry Ford fue un pionero del estado de bienestar a través de la sociedad de consumo. Buscó mejorar el nivel de vida de sus trabajadores y reducir su rotación. La eficiencia suponía contratar y mantener a los mejores trabajadores.

Fue criticado por Wall Street por haber comenzado la implantación de la semana de 40 horas y por establecer un salario mínimo. Sin embargo, demostró que un pago así permitía a sus trabajadores el comprar los mismos coches que producían, y que por lo tanto era bueno para la economía.

Utilizó un sistema de integración vertical y horizontal, produciendo desde la materia prima inicial hasta el producto final, además de una cadena de distribución comercial a través de agencias propias.

Ford adoptó tres principios básicos:
  1. Principio de intensificación: consiste en disminuir el tiempo de producción con el empleo inmediato de los equipos y de la materia prima y la rápida colocación del producto en el mercado.
  2. Principio de la economicidad: consiste en reducir al mínimo el volumen de materia prima en transformación.
  3. Principio de la productividad: consiste en aumentar la capacidad de producción del hombre en el mismo período (productividad) mediante la especialización y la línea de montaje. 
Se caracteriza por la aceleración de la producción por medio de un trabajo rítmico, coordinado y económico. Fue también uno de los primeros hombres de empresa en utilizar incentivos no salariales para sus empleados. 


En el área de mercadeo implantó la asistencia técnica, el sistema de concesionarios y una inteligente política de precios.


5.2.4.- Mecanismos para la organización del trabajo
En los mecanismos usados para organizar el trabajo destaca Henry Mintzberg, que nos da ciertas teorías sobre cómo debe ser una organización, como se puede planificar y como han de ser sus administradores. 

Henry Mintzberg: es un profesor académico internacionalmente reconocido y autor de varias publicaciones sobre negocios y gestión.

En sus libros La estructuración de las organizaciones (1979) y en Diseño de las organizaciones efectivas (2000) Mintzberg identificó los componentes esenciales de una organización:
  • Cumbre estratégica 
  • Línea media 
  • Núcleo operativo 
  • Tecnoestructura 
  • Estructura de apoyo 

Y cita como mecanismos de coordinación:
  • Ajuste mutuo 
  • Supervisión directa 
  • Comunicación 
  • Normalización de Procesos 
  • Normalización de Resultados 
  • Normalización de Habilidades 
  • Normalización de Normas 

En una de sus obras más conocidas: Auge y caída de la planificación estratégica (1994). Identifica tres premisas falsas o falacias de la planificación estratégica:

La falacia de la predicción: el entorno futuro no puede predecirse, ya que es imposible predecir el comportamiento de los competidores.

La falacia de la independencia: la formulación de la estrategia no puede separarse del proceso de dirección; un departamento de planificación no puede captar toda la información necesaria para la formulación estratégica. Tampoco debe tratarse de un proceso formal periódico, sino que se trata de un proceso dinámico.

La falacia de la formalización: los procedimientos formales de planificación estratégica son insuficientes para hacer frente a los cambios constantes del entorno. Para ello, las organizaciones precisan de los sistemas informales y deben promover el aprendizaje juntando el pensamiento y la acción.

Mintzberg llegó a conclusión de que los administradores desempeñan diez diferentes roles que están muy relacionados entre sí. El término roles administrativos se refiere a categorías específicas de comportamiento administrativo:
  • Roles Interpersonales: se requiere que todos los administradores desempeñen funciones que tiene una
  • naturaleza ceremonial y simbólica. Todos los administradores tienen un rol de líder. Este rol incluye la contratación, capacitación, motivación, y disciplina de los empleados. 
  • Roles De Información: todos los administradores, hasta determinado grado, reciben y captan información de organizaciones fuera de la suya. 
  • Roles Decisionales: por último, Mintzberg identifico cuatro roles que giran alrededor de la toma de decisión. Los administradores inician y supervisan nuevos proyectos, toman acciones correctivas en respuestas a los problemas no previstos con anterioridad, son responsables de distribuir los recursos humanos, físicos y monetarios. Y por último son negociadores cuando analizan y negocian con otros grupos y así obtener ventajas para sus propias unidades.

5.2.5.- Los tipos de organigramas

Los organigramas se pueden clasificar por su naturaleza, finalidad, ámbito, contenido, o por su representación o disposición gráfica.

A) Por su naturaleza
  • Microadministrativos: corresponden a una sola organización.
  • Macroadministrativos: involucran a más de una organización.
  • Mesoadministrativos: consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico.
B) Por su finalidad
  • Informativo: son aquellos el objetivo de los cuales es ponerlos a disposición de todo el público; es decir, como información accesible a personas no especializadas.
  • Analítico: tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión global de la misma.
  • Formal: son aquellos que tienen como fin representar el modelo de funcionamiento planificado de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación.
  • Informal: se considera informal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación.
C) Por su ámbito

  • Generales: contienen información representativa de una organización hasta un determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
  • Específicos: muestran en forma particular la estructura de una área de organización.
D) Por su contenido
  • Integrales: son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Los organigramas generales e integrales son equivalentes.
  • Funcionales: incluyen principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
  • De lugar de trabajo y unidades: indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.
E) Por su representación
  • Verticales: presentan las unidades ramificadas de arriba a abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración.

  • Horizontales: despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente.

  • Mixtos: este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de las organizaciones con un gran número de unidades en la base.

  • De bloque: son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos.

  • Circulares: en este tipo de diseño gráfico la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad. Las unidades de igual jerarquía se ubican sobre un mismo círculo, y las relaciones jerárquicas están indicadas por las líneas que unen las figuras.

5.3. Aplicación Práctica

Asimismo, definimos el organigrama de nuestra empresa:
  • Por su naturaleza: microadministrativo
  • Por su finalidad: informativo
  • Por su ámbito: general
  • Por su contenido: integral
  • Por su disposición geográfica: vertical
Podemos decir que nuestra empresa depende del Consejo de Administración, el cual nombra a un directo general quien tiene en su poder la subordinación del Dpto. Comercial & Marketing, el Dpto. de Aprovisionamiento y el Dpto. de Administración y Finanzas. Asimismo, estos tres departamentos están divididos por especialidad.

Además, se pueden observar servicios externos como los servicios informáticos o la Asesoría Laboral, que respaldan las tareas de la unidad de publicidad del Dpto. Comercial y Marketing, como también las de la Dirección General respectivamente. 


Descripción de las funciones de los departamentos

  • Consejo de Administración: está formado por los 3 socios capitalistas de la empresa, los cuales poseen individualmente el 33,33% de la sociedad y, por tanto, son los tenedores de las participaciones de la empresa.Asimismo, el Consejo de Administración se encarga de nombrar un director general para que dirija y controle la empresa, como también para que informe del funcionamiento de la empresa a los socios, para que después se tomen las decisiones oportunas.
  • Dirección General: es la persona nombrada por el consejo de administración para dirigir la empresa. Su trabajo consiste fundamentalmente en controlar el funcionamiento general de la empresa, así como verificar que los objetivos de negocio se cumplan. Por consiguiente, fija los objetivos individualizados para cada departamento y fija las estrategias más viables para alcanzarlos.
  • Departamento Comercial & Marketing: es el primer mediador con el cliente. Este departamento se encarga de realizar estudios de mercado, comercializar los productos de la empresa, como también se encarga de la publicidad y de las relaciones públicas de la propia empresa o de un producto de ésta.
  • Departamento de Aprovisionamiento: es aquel que tiene asignado las funciones de proveeduría, almacén y administración de bienes; es decir, es el encargado de tramitar la compra, gestionar la logística de compra (transportar los vehículos desde las instalaciones del proveedor hasta nuestra empresa), como también se encarga de gestionar toda la documentación y matriculación de los automóviles.
  • Departamento de Administración y Finanzas: este departamento se encarga de todo lo relacionado a nivel contable (entradas, salidas, facturación, cuentas anuales, etc.), lo respectivo a la tesorería (gestión de cobros, medios de pago, etc.), como también se encarga de la gestión administrativa de la empresa. 
  • Servicios externos (Informática y Asesoría Laboral): son servicios exteriores de la empresa. Se contratará el servicio de un informático para apoyar las tares de publicidad (mantenimiento de la página web, etc.) y los servicios de una asesoría laboral para que apoye a la Dirección Gral. en temas de gestión del personal, como la confección de contratos y nóminas de nuestros trabajadores.

5.4. Conclusión

Después de revisar de forma teórica el concepto de organigrama, recoger sus funciones y comprender los diferentes tipos de mecanismos de coordinación que existen, hemos podido apreciar la importancia i la eficacia de este mecanismo gráfico para entender y visualizar la organización de una compañía. 

Después de haber analizados los autores y sus teorías respectivas acerca de los organigramas, es obvio que su uso es de gran ayuda en el ámbito empresarial como expondremos a continuación. 


Nosotros mismos, al realizar y diseñar el organigrama de nuestra empresa ficticia, nos ha ayudado para aclarar las ideas y acabar de definir mejor las funciones y dependencias de cada unidad que forma el organigrama, como también para darnos cuenta de los puntos fuertes y débiles de la estructura de la compañía. 


Asimismo, analizamos que los organigramas son útiles para estructurar una organización, ya que organizan perfectamente la estructura de la compañía delimitando para cada unidad que forma el organigrama sus funciones, su autoridad y sus relaciones de dependencia con el resto de unidades que forman el conjunto del organigrama. 

En resumen, llegamos a la conclusión de que la utilización de los organigramas es un buen método para todos los aspectos de la empresa relacionado con la organización i la estructuración jerárquica de sus componentes y trabajadores.

1 comentario:

  1. Es un buen blog, ya que una buena sintesis a cerca de los organigramas que podemos hacer como para una empresa, en este blog puedo decir que los organigramas son utiles para estructurar una organizacion ya sea de una empresa o una compania.

    ResponderEliminar